Politique de confidentialité des données

Version mise à jour le 15 septembre 2026

La présente politique explique comment FORMATIC collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des candidats, stagiaires, apprentis, représentants légaux, entreprises, partenaires, intervenants et visiteurs de ses sites internet. Elle précise également les droits dont disposent les personnes concernées.

1 Responsable du traitement

Le responsable des traitements décrits dans cette politique est FORMATIC, association dont le siège social est situé 14 rue Nicolas Copernic, 13200 Arles.

Téléphone : 04 90 93 75 26
Courriel : contact@formatic-arles.fr

Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à cette adresse électronique en indiquant en objet « Protection des données personnelles ».

2 Données personnelles collectées

Selon votre relation avec FORMATIC, les catégories de données susceptibles d’être collectées sont notamment :

• données d’identification et coordonnées : nom, prénom, date de naissance, adresse, courriel et téléphone ;
• informations relatives à la candidature, au parcours scolaire et professionnel, aux prérequis et au positionnement ;
• données nécessaires à l’inscription, au financement et au suivi administratif de la formation ;
• données de suivi pédagogique : assiduité, évaluations, résultats, échanges avec l’entreprise ou le tuteur ;
• pièces justificatives nécessaires au parcours, au financement ou à la certification ;
• données de connexion et informations techniques liées à l’utilisation des sites internet ;
• données relatives aux demandes adressées à FORMATIC et aux préférences de communication.

FORMATIC limite la collecte aux informations adéquates, pertinentes et nécessaires. Les champs obligatoires sont signalés sur les formulaires. Leur absence peut empêcher le traitement d’une candidature, d’une inscription ou d’une demande.

Les données sont principalement recueillies directement auprès de vous. Elles peuvent aussi être transmises à FORMATIC par votre représentant légal, votre employeur, une entreprise d’accueil, un prescripteur, un financeur ou une administration, lorsque cela est nécessaire à votre candidature, à votre inscription ou au suivi de votre parcours.

3 Finalités et bases légales

Le consentement n’est pas demandé lorsque le traitement est nécessaire à une démarche engagée par la personne, à l’exécution de la formation ou au respect d’une obligation légale. Il est recueilli séparément pour les usages facultatifs qui le nécessitent.

Finalité	Base légale principale
Répondre aux demandes d’information et étudier les candidatures	Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne
Gérer l’inscription, le positionnement, la formation, l’assiduité et le suivi pédagogique	Exécution du contrat ou de la convention de formation et obligations légales
Organiser les évaluations, certifications, jurys et délivrances de titres ou diplômes	Obligations légales ou réglementaires et, selon le dispositif, exécution contractuelle
Gérer les financements, la facturation, la comptabilité et les contrôles	Exécution contractuelle et obligations légales
Assurer la sécurité des personnes, des locaux, des systèmes et prévenir les abus	Intérêt légitime de FORMATIC et obligations légales
Mesurer l’audience du site lorsque les traceurs ne sont pas exemptés	Consentement
Envoyer une lettre d’information ou des offres non nécessaires au parcours	Consentement ou, lorsque la loi le permet, intérêt légitime avec droit d’opposition
Utiliser une photographie, une vidéo ou un témoignage à des fins de communication	Autorisation distincte et, selon le cas, consentement

4 Données relatives à la santé et au handicap

Lorsque cela est nécessaire pour étudier ou mettre en œuvre un aménagement, FORMATIC peut traiter des informations limitées relatives à la santé ou au handicap. Ces données font l’objet d’une protection renforcée. Elles ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées et ne sont utilisées que pour l’accompagnement, l’accessibilité, la sécurité ou le respect des obligations applicables. Le traitement repose, selon la situation, sur une obligation légale, les dispositions permettant la prise en charge de la personne ou son consentement explicite. FORMATIC ne demande pas de diagnostic médical lorsqu’il n’est pas nécessaire.

5 Destinataires des données

Dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles :

• aux salariés et intervenants habilités de FORMATIC ;
• aux entreprises d’accueil, maîtres d’apprentissage et tuteurs, pour le suivi de l’alternance ;
• aux financeurs, prescripteurs, organismes certificateurs, membres de jury et autorités de contrôle ;
• aux administrations et services déconcentrés compétents, notamment lorsque la réglementation impose une inscription ou une transmission ;
• aux prestataires techniques, informatiques, d’hébergement, de messagerie ou de gestion agissant pour le compte de FORMATIC ;
• aux autorités judiciaires ou administratives lorsqu’une disposition légale l’impose.

Les prestataires n’accèdent aux données que dans le cadre de leurs missions et sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité, de sécurité et de protection des données. FORMATIC ne vend pas les données personnelles.

6 Durées de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à chaque finalité, puis supprimées ou archivées lorsque la loi, un financeur ou une autorité de certification impose une conservation plus longue. Les principaux repères appliqués sont les suivants :

Catégorie	Durée ou critère de conservation
Demandes d’information sans inscription	Temps nécessaire au traitement, puis au maximum 3 ans après le dernier contact actif
Dossiers de candidature non retenus	Durée de la procédure, puis archivage limité si nécessaire à la preuve ou avec l’accord de la personne
Dossiers des stagiaires et apprentis	Durée du parcours, puis durée nécessaire aux obligations de preuve, de contrôle, de financement et de certification
Pièces comptables et factures	10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné
Prospection et lettre d’information	Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans après le dernier contact actif
Journaux techniques et de sécurité	Durée proportionnée à la finalité de sécurité, généralement 12 mois au maximum
Cookies et traceurs	Durée indiquée dans l’outil de gestion des cookies, dans la limite applicable à leur finalité

7 Cookies et données de navigation

Les sites de FORMATIC peuvent utiliser des cookies ou traceurs nécessaires à leur fonctionnement et à leur sécurité. Ceux-ci peuvent être déposés sans consentement lorsqu’ils sont strictement nécessaires. Les cookies de mesure d’audience, de contenu externe ou de publicité qui ne bénéficient pas d’une exemption ne sont déposés qu’après votre accord.

Vous pouvez accepter, refuser ou modifier vos choix à tout moment au moyen du module de gestion des cookies accessible sur le site. Le refus des traceurs facultatifs n’empêche pas l’accès aux fonctions essentielles. La liste des traceurs, leurs finalités, leurs fournisseurs et leurs durées est présentée dans ce module.

8 Transferts en dehors de l’Espace économique européen

FORMATIC privilégie les prestataires qui traitent les données dans l’Espace économique européen. Lorsqu’un prestataire implique un transfert vers un pays tiers, FORMATIC vérifie qu’un mécanisme conforme au RGPD est en place : décision d’adéquation de la Commission européenne, clauses contractuelles types complétées si nécessaire par des garanties supplémentaires, ou autre mécanisme prévu par les articles 44 et suivants du RGPD.

La référence à l’ancien Privacy Shield entre l’Union européenne et les États-Unis n’est pas utilisée comme fondement. Pour un prestataire établi aux États-Unis, FORMATIC vérifie, selon le cas, son adhésion au cadre de protection des données UE–États-Unis en vigueur ou la mise en place d’autres garanties appropriées.

9 Sécurité et confidentialité

FORMATIC met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques afin de protéger les données contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé. Ces mesures comprennent notamment la limitation des habilitations, l’authentification des utilisateurs, la sauvegarde, la sécurisation des échanges, la sensibilisation des personnes habilitées et l’encadrement contractuel des prestataires. Aucun système ne pouvant offrir une sécurité absolue, les mesures sont réévaluées en fonction des risques et de l’évolution des outils.

10 Mineurs

Certaines formations ou actions de FORMATIC peuvent accueillir des personnes mineures. Les données nécessaires à leur candidature, à leur inscription et à leur suivi peuvent être traitées sur une base contractuelle ou légale. Lorsque le consentement constitue la base du traitement et que l’autorisation du représentant légal est requise, FORMATIC recueille cette autorisation dans les conditions prévues par la réglementation. L’information est présentée dans des termes adaptés à l’âge de la personne.

11 Vos droits

Selon la base légale et les circonstances du traitement, vous pouvez exercer :

• le droit d’accéder à vos données et d’en obtenir une copie ;
• le droit de faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• le droit à l’effacement, lorsque ses conditions sont réunies ;
• le droit à la limitation du traitement ;
• le droit d’opposition pour des raisons tenant à votre situation particulière lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime ou une mission d’intérêt public ;
• le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements antérieurs ;
• le droit à la portabilité pour les traitements automatisés fondés sur le consentement ou le contrat ;
• le droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

FORMATIC répond dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou nombreuse ; la personne en est alors informée dans le premier mois. Un justificatif d’identité n’est demandé qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

Vous pouvez exercer vos droits par courriel à contact@formatic-arles.fr ou par courrier au siège de FORMATIC, en précisant l’objet de votre demande. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur www.cnil.fr.

12 Décision automatisée

FORMATIC ne prend pas de décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur le seul fondement d’un traitement automatisé.

13 Mise à jour de la politique

Cette politique peut être modifiée afin de tenir compte d’une évolution des traitements, des outils ou de la réglementation. La date de la dernière mise à jour figure en première page. Lorsqu’une modification affecte substantiellement les droits des personnes ou les conditions du traitement, FORMATIC en informe les personnes concernées par un moyen approprié.

14 Cadre juridique

• Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles ;
• loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée ;
• articles 44 et suivants du RGPD relatifs aux transferts internationaux ;
• règles applicables aux cookies et autres traceurs prévues par la loi Informatique et Libertés et précisées par la CNIL.